Das „ob“ und „wie“ ein Tax Compliance Management System (TCMS) einzuführen, beherrscht derzeit die aktuelle Diskussion in den Steuerabteilungen solcher Unternehmen, die bislang auf ein TCMS verzichtet haben. Dabei werden TCMS zu Unrecht häufig als überflüssige Belastung verstanden, weil mit ihnen weitere Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten hinzukämen. Tatsächlich bieten auf das jeweilige Unternehmen zugeschnittene, risikoorientierte TCMS die Chance, Prozessabläufe zu verschlanken, Kompetenz am richtigen Platz zu konzentrieren und somit Schwächen, die sich im Laufe der Zeit eingeschlichen haben, zu eliminieren. Das wiederum kann sogar zu Kosteneinsparungen beitragen.
Inzwischen finden TCMS immer häufiger in Erlassen und in der höchstrichterlichen Rechtsprechung Erwähnung, weshalb es für ein Unternehmen in Deutschland unerlässlich ist, sich aktiv mit dem Thema zu beschäftigen. Die Hoffnung, man würde verschont, wenn man sich um TCMS einfach nicht kümmere, kann sich schon bei der nächsten Betriebsprüfung als falsch herausstellen, wenn z.B. der Prüfer aufgrund von festgestellten Mehrsteuern überlegt, ob er die Sache an die Bußgeld- und Strafsachenstelle weitergeben muss.
In jedem noch so gut geführten Unternehmen kann es zu steuerlichem Berichtigungsbedarf kommen – z.B. weil in einem Computerprogramm versehentlich ein Häkchen zu viel gesetzt wurde, nachträglich Rechnungen verbucht werden oder ein Beleg fehlerhaft beurteilt wird. Formal gibt es zwei Möglichkeiten der Korrektur: Sollte der Fehler vorsätzlich oder leichtfertig begangen worden sein, kommt – theoretisch – eine Selbstanzeige in Betracht, die jedoch aufgrund ihrer Komplexität in Unternehmen regelmäßig ausscheidet. Als praktische Alternative findet insofern eine „bloße“ Berichtigung nach § 153 AO statt, die deutlich weniger Voraussetzungen erfüllen muss. Eigentlich mit der Absicht, den Steuerpflichtigen zu helfen, formuliert Tz. 2.6 des Anwendungserlasses zu § 153 AO vom 23.5.2016, dass die Einrichtung eines „innerbetrieblichen Kontrollsystems“ (=TCMS) ein Indiz gegen das Vorliegen von Vorsatz und Leichtfertigkeit darstellt und somit die Berichtigungsvorschrift des § 153 AO Anwendung findet.
Hinweis | Einige Finanzämter missverstehen die Regelung dahingehend, dass kein TCMS zu haben, automatisch zu einem Pflichtenverstoß führt. Da inzwischen viele Unternehmen ein TCMS eingeführt haben, wird es praktisch immer gefährlicher, abzuwarten.
Die Frage, ob Vorsatz oder Leichtfertigkeit vorliegen, spielt nicht nur für die Strafbarkeit der Verantwortlichen eine Rolle. Auch der Korrekturzeitraum verlängert sich bei Leichtfertigkeit auf fünf Jahre und bei Vorsatz auf zehn Jahre (§ 169 Abs. 2 S. 2 AO). Ohne TCMS kann im Korrekturfall der steuerliche Nachzahlungs- und Zinsbetrag also mehr als doppelt so hoch sein.
Beachte | Kommt es trotz eines bestehenden TCMS zur Festsetzung einer Geldbuße nach § 30 OWiG gegen das Unternehmen, sind Compliance-Bemühungen in jedem Fall positiv bei der Bemessung der Geldbuße zu berücksichtigen (BGH 1 StR 265/16 vom 9.5.17).
Ferner trifft die Geschäftsleitung nicht nur zur Minderung der strafrechtlichen, sondern auch der eigenen zivilrechtlichen Haftung die Pflicht, eine auf Schadensprävention und Risikokontrolle angelegte Compliance-Organisation einzurichten (LG München I, Urt. v. 10.12.2013, 5 HK O 1387/10). Insofern gilt die Gesamtverantwortung der Geschäftsleitung, so dass z.B. auch alle nicht mit Steuern befassten Vorstandsmitglieder einer AG persönlich haften und schadensersatzpflichtig sein können. Es ist also im Interesse der gesamten Geschäftsleitung, ein angemessenes TCMS vorzuhalten.
Ein TCMS kann nur erfolgreich sein, wenn es zu dem jeweiligen Unternehmen passt und aus dem Unternehmen heraus entwickelt wird. Es muss von den Mitarbeitern selbst handhabbar sein und keine unnötigen, lästigen Formalien mit sich bringen. Insofern ist es wichtig, durch eine genaue Analyse der Unternehmenstätigkeit und durch Interviews mit den betroffenen Abteilungen eine konkrete Risikobewertung herauszuarbeiten. Wo kommen Probleme am häufigsten vor? Dort setzt das TCMS an. In der Folge werden steuerlich relevante Prozesse genauer beschrieben und systematisiert. Häufig kann dabei auf bereits vorhandene Prozesse zurückgegriffen werden, die bislang noch nicht schriftlich niedergelegt wurden. Ein weiterer Schwerpunk stellt regelmäßig die Erstellung einer Richtlinie mit Feedback- und Kontrollsystem dar, die gemeinsam mit den Mitarbeitern des Unternehmens erarbeitet werden sollte.
Ein Compliance-System funktioniert nur, wenn es von der Geschäftsleitung vorbehaltlos unterstützt wird. Es verkommt ansonsten zur bloßen „Papierproduktion“. Manchmal können kleine Bemerkungen ausschlaggebend sein. Deshalb ist die Art und Weise der Einführung und Begleitung eines TCMS durch die Unternehmensführung maßgelblich für den Erfolg.
Zusammenfassung | Für Unternehmen jeglicher Größe ist es heute praktisch unerlässlich, ein TCMS zu haben – allein schon, weil es die Konkurrenz bereits hat und somit eine gewisse Erwartungshaltung der Behörden entstanden ist. Entscheidend für dessen Erfolg ist, dass es sich um ein „angemessenes“ System handelt, das sowohl die Unternehmensgröße, als auch den Unternehmensgegenstand und die entsprechende Risikolage widerspiegelt. Um das beurteilen zu können, ist es neben einer Analyse des konkreten Unternehmens von Vorteil, wenn man sowohl im Strafverfahren als auch im Steuerstreitverfahren durch regelmäßige Prozessvertretung sieht, welche Fallkonstellationen häufig von den Betriebsprüfern und Steuerfahndern aufgegriffen werden. Diese Erfahrungen fließen in die Risikoanalyse ein und verfeinern die Ausgestaltung des TCMS.
Dr. Annett Kuhli ist Partnerin bei Kantenwein Zimmermann Spatscheck & Partner in München und dort als Rechtsanwältin, Steuerberaterin und Fachanwältin für Steuerrecht tätig. Sie berät schwerpunktmäßig mittelständische Unternehmen sowohl steuerrechtlich als auch bei der Führung von streitigen Auseinandersetzungen.