Tax Compliance Prozesse

Digitalisierung: Eignet sich Tax Compliance für die technisch möglichen Innovationen?

Das Spannungsfeld zwischen einer betriebswirtschaftlichen und rechtswissenschaftlichen Perspektive, was unter Tax Compliance zu verstehen ist, wird zurzeit überlagert durch den technischen Anwendungsdruck, durch die mögliche Digitalisierung von Steuerprozessen. Viele Geschäftsprozesse werden immer noch manuell ausgeführt. Der Einstieg in die neue Welt, in der Prozesse maschinell unterstützt oder sogar automatisiert sind, erscheint nicht einfach. Es stellt sich die Frage nach dem Begriffsinhalt der Compliance und ob die Compliance einer Digitalisierung zugeführt werden kann?

Tax Compliance ist aus rechtswissenschaftlicher Sicht aus dem Begriff „Corporate Compliance“ entwickelt worden. Corporate Compliance bezieht sich im Wesentlichen auf den Gläubigerschutz und Haftungsfragen, wie diese in §§ 91-93, 317 AktG beschrieben sind. Wer haftet in einer Aktiengesellschaft für die Verletzung von internen oder externen Regeln? Aus dieser Betrachtung hat das Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) im Prüfungsstandard 980 „Compliance“ definiert als „die Einhaltung von Regeln, gesetzlichen Bestimmungen und unternehmensinternen Richtlinien“.

Anhaltspunkte für die Digitalisierung

Aus dieser Definition eine geschäftsprozessmäßige Digitalisierung abzuleiten, erscheint zunächst nicht naheliegend. Betrachtet man jedoch Tax Compliance als Typusbegriff, eröffnen sich Anhaltpunkte für die Digitalisierung. Ein Begriff im Rechtssinne beinhaltet unabhängig von seiner Bedeutung beschreibende, zuschreibende oder bewertende Merkmale. Die einfachste Form des Rechtsbegriffs ist der Klassenbegriff. Er wird definiert durch die Angabe von Merkmalen, die für seine Erfüllung im Einzelfall notwendig und hinreichend sind. Einzelne Merkmale können kumulativ, aber auch alternativ notwendig sein. Im ersteren Fall sind die Merkmale wie im Falle des Begriffs einer Urkunde untereinander mit „und“ verknüpft, man spricht von einer konjunktiven Definition. Im zweiten Fall sind die Merkmale mit „oder“ verknüpft, man nennt das eine disjunktive Definition.

Bei einer disjunktiven Definition des Klassenbegriffs können die Elemente der Klasse ganz verschiedene Eigenschaften haben, je nachdem ob sie eine oder eine andere Alternative der Begriffsbestimmung erfüllen. Der Typusbegriff ist eine Weiterentwicklung des disjunktiven Begriffs. Der Typusbegriff ist ein Begriff, in dem mindestens ein abstufbares Merkmal vorkommt. Daneben kommen weitere Merkmale vor, die entweder ebenfalls abstufbar sind oder nur alternativ notwendig sind. Die Verknüpfung dieser Merkmale sieht nun wie folgt aus: In je höherem Maße ein abstufbares Begriffsmerkmal im Einzelfall erfüllt ist, in desto geringerem Maße muss ein anderes abstufbares Merkmal erfüllt sein oder desto weniger von den übrigen disjunktiven Merkmalen müssen erfüllt werden.

Typusbegriffe im Steuerrecht

Typusbegriffe sind im Steuerrecht oft vertreten, so beispielsweise der Mitunternehmerbegriff des § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 Einkommensteuergesetz. Danach ist Mitunternehmen, wer Mitunternehmensrisiko und -initiative entfaltet. Die Ausgestaltung des Risikos oder der Initiative kann unterschiedlich ausfallen, um dem Typus Mitunternehmer zu entsprechen. So haftet der Komplementär einer Kommanditgesellschaft (KG) vollumfänglich, wobei der Kommanditist der KG nur mit seiner Hafteinlage zur Haftung herangezogen werden kann. Dennoch sind beide Gesellschafter Mitunternehmer im steuerlichen Sinne. Was bedeutet die Einordnung der Tax Compliance als Typusbegriff für die Digitalisierung?

Organisation des Unternehmens

Zur Einhaltung von Regeln im Sinne der Definition bedarf es einer Organisation innerhalb eines Unternehmens. Die Organisation an sich gliedert sich auf in Prozesse wie für die umsatzsteuerliche Erfassung von Geschäftsprozessen beispielsweise für eine Ausfuhrlieferung, für die die sogenannte Gelangens-Bescheinigung als Dokumentation erforderlich ist. Typischerweise wird das Management der Geschäftsprozesse in unterschiedlichen Phasen untergliedert. Ausgehend von der Strategie über die Modellierung, Ausführung und Überwachung bis hin zur Weiterentwicklung von Geschäftsprozessen, beispielweise durch Änderung von Steuergesetzen, werden die Merkmale der den Tax Compliance bestimmenden Prozesse beziehungsweise Prozessschritte definiert. Durch den Einsatz von digitalen Methoden und Techniken, beispielsweise des sogenannten Process Mining, werden die beschriebenen Prozessabläufe analysiert und optimiert.

Hinweis | Prozessverbesserung und Automation sind die Folgen, die in Prozessvorhersagen münden können.

Digitalisierbare Prozesse

Im Bereich der Umsatzsteuer ist es schwierig, die einzelnen Prozessschritte aus den Massenvorgängen kontrollieren und analysieren zu können. Im Urteil des Bundesfinanzhofs vom 5.6.2014 -XI R 25/12 ging es um die Frage, ob ein Unternehmen in einer Lieferkette zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, wenn dem letzten inländischen Unternehmen ein Rabatt gewährt wurde. Lieferketten über verschiedene Länder hinweg sind bisher nur schwer zu erkennen und zu analysieren. Mit Hilfe des Process Mining können Fehler, Risiken und Anomalien erkannt und signifikante Abweichungen in den verschiedenen Prozessstufen beobachtet werden. Durch eine solche digitale Unterstützung werden die Prozesse transparent, risikoarm und haben rechtssichere positive Folgen wie die Bestätigung des Vorsteuerabzugs.

Schließlich kann die aktuelle Diskussion um die Einführung und Prüfung eines Tax Compliance Management Systems im Sinne des IDW Prüfungsstandards 980 mit digitaler Unterstützung zu automatisierten Inhalten geführt werden. Die Grundelemente des sogenannten Tax Compliance Management Systems (CMS) basieren auf Prozessen, die digitalisierbar sind. Der Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) basiert auf verschiedenen Stufen. Der Einsatz von sogenannten Robots bewirkt eine Interaktion mit physischen Gegenständen. Routinetätigkeiten wie die Erfassung von Informationen aus einem ERP System und Weiterverarbeitung für eine monatliche Umsatzsteuermeldung kann weitgehend maschinell erfolgen. Die Erweiterung klassischer regelbasierter Ansätze, um lernende Konzepte, die aus Beispielen lernen können, werden als sogenanntes maschinelles Lernen menschliche Verhaltensweisen abbilden.

Deep Learning

Der Europäische Gerichtshof (EUGH) hat in seiner Entscheidung vom 15.9.2016 -C 518/14 „Senatex“ die Berichtigung einer Rechnung in Bezug auf einer zwingenden formellen Angabe keine Rückwirkung zukommen lassen. Das Grundprinzip der Mehrwertneutralität verlangt danach, dass der Vorsteuerabzug gewährt wird, wenn die materiellen Anforderungen erfüllt sind, selbst wenn das Unternehmen bestimmten formellen Bedingungen nicht genügt hat. Wird der Maschine für ein maschinelles Lernen eine Vielzahl an umsatzsteuerrelevanten Rechnungen zur Verfügung gestellt, lernt die Maschine, die formellen und materiellen Voraussetzungen zu erkennen, Fehler eigenständig zu identifizieren und Änderungen vorzuschlagen, sogenanntes Deep Learning. Dies erfolgt mit allen zur Verfügung gestellten Daten und nicht wie in einem menschlichen Verhalten anhand von Stichproben.

Beachte | Auch wenn das EUGH-Urteil für ein Unternehmen für den Vorsteuerabzug positiv erscheint, ist es besser, den steuerlichen Vorschriften folgend den Rechnungsprozess compliant im Rechtssinne so zu gestalten, dass alle Begriffsinhalte der Tax Compliance erfüllt werden.

Ausblick | Der Einsatz von KI in der Tax Compliance steht sicherlich noch am Anfang. Tax Compliance ist rechtsbasiert mit klaren Regeln bestimmt, die es in Prozessen umzusetzen gilt. Eine digitale Unterstützung ist deshalb geeignet und notwendig, um zukünftig beispielsweise die zu erfüllenden Dokumentationsanforderungen zu automatisieren und regelgerecht gestalten zu können.