Tax Compliance Risikomanagement

Compliance und Digitalisierung – Treiber großer Veränderungen in Steuerabteilungen

Steuerabteilungen deutscher Unternehmen unterliegen derzeit sich stark verändernden Rahmenbedingungen und Technologien. Infolgedessen werden sie sich schon in wenigen Jahren gegenüber heute massiv verändern. Sie werden ihre wahrgenommenen Aufgaben, ihre Prozesse und ihre Mitarbeiter massiv weiterentwickeln müssen. Dabei spielen Compliance und Digitalisierung herausragende Rollen.

Neupositionierung der Steuerabteilungen

Eine erste auffällige Veränderung ist die Neupositionierung von Steuerthemen und der Steuerabteilung: Steuerliche Themen rücken seit einiger Zeit verstärkt in den Mittelpunkt. Sie spielen in der Öffentlichkeit und in den Medien eine größere Rolle, aber auch in unternehmerischen Entscheidungen. Gut aufgestellte Steuerabteilungen sind intensiv im Unternehmen eingebunden und werden frühzeitig bei Veränderungen unternehmerischer Abläufe und Strukturen mit einbezogen. In vielen Unternehmen steht eine solche Neupositionierung jedoch noch bevor.

Hinweis | Die erhöhte Aufmerksamkeit von Vorständen und Aufsichtsräten für steuerliche Themen hängt eng mit dem Thema Compliance und Haftung zusammen. Das Neubürger-Urteil aus dem Jahre 2013 stellte klar, dass der Vorstand für die korrekte Einhaltung von Regeln im Unternehmen verantwortlich ist und dass er dementsprechende Prozesse und Kontrollen zu implementieren hat.

Tax Compliance Management Systeme

Auch im Steuerbereich spielen Veränderungen eine Rolle: Nachdem aufgrund der Verschärfung der Selbstanzeige die Notwendigkeit entstand, Fehlerberichtigungen von Selbstanzeigen abzugrenzen, wurde 2016 der Anwendungserlass zu § 153 Abgabenordnung herausgegeben, um Klarheit herzustellen, wann keine leichtfertige oder vorsätzliche Steuerhinterziehung vorliegt. Das Bundesministerium für Finanzen stellte klar, dass die Einrichtung eines innerbetrieblichen Kontrollsystems (Tax Compliance Management Systems) dafür ein Indiz darstellen könnte. Während konkrete Ausgestaltungshinweise nicht Bestandteil des Erlasses sind, gibt es mittlerweile mehrere Hilfestellungen, allen voran vom IDW in Form des IDW PS 980. Die Wichtigkeit eines funktionierenden Tax Compliance Management Systems rückte die Arbeitsweise der Steuerabteilung weiter in den Fokus von Aufsichtsrat und Vorstand. In großen Projekten werden derzeit Prozesse durchdacht, dokumentiert und implementiert. Dabei können Tax Compliance Management Systeme nur dann wirksam sein und ggf. vor Strafverfahren schützen, wenn sie „gelebt“ sind. Ein einmaliges Einrichten und Dokumentieren ist bei weitem nicht genug.

Viele Unternehmen stehen erst am Anfang

Derzeit sind noch lange nicht alle Unternehmen so weit, sich mit ihren Prozessen und wirksamer Compliance zu beschäftigen. Besonders deutlich wird dies an einer Interviewstudie, die das Institut für Betriebswirtschaftliche Steuerlehre der LMU mit 154 großen deutschen Kapitalgesellschaften durchgeführt hat (vgl. Feller/Huber/Schanz, DStR 2017, S. 1617 ff.): Diese zeigt auf, dass unter denjenigen Unternehmen, bei denen die Steuerabteilung die Risiken als hoch oder sehr hoch einschätzt – dies sind mehr als die Hälfte der Befragten – mehr als ein Drittel das Bewusstsein der Führungsebene für diese Risiken als gering oder mittel einschätzt. Ein mangelndes Bewusstsein des Topmanagements für steuerliche Risiken steht der Einführung des Tax Compliance Management Systems diametral entgegen: In den betroffenen Unternehmen zeigt die Studie auf, dass die IT-Zugriffsmöglichkeiten als nicht gut erachtet werden, der Zugang zu Entscheidungsträgern (sehr) schlecht ist und die Einbindung in operative Prozesse spät erfolgt.

Ausblick | Bei der Überarbeitung bestehender Prozesse zum Einrichten oder Professionalisieren des Tax Compliance Management Systems ist es sinnvoll, einen weiteren Trend nicht zu übergehen: die Digitalisierung. Viele Routinetätigkeiten, z.B. rund um die Steuerveranlagung, lassen sich weitestgehend automatisieren. Die Digitalisierung erfordert zunächst große Anstrengungen und Investitionen. Um Fehler, die sich bei Auftreten großzahlig durch das System ziehen können zu vermeiden, müssen auch hier die Prozesse penibel definiert, Verantwortliche festgelegt und geschult werden. Diese Aufgaben rücken gegenüber bisherigen steuerrechtsnahen Aufgaben immer mehr in den Fokus, und legen somit auch fest, welche Typen von Mitarbeitern zukünftig in Steuerabteilungen aufgebaut werden müssen.